【申訴專員】公署主動調查政府網站及社交媒體檔案管理　了解檔案處指引及支援

申訴專員公署將主動調查政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理，包括其檔案管理工作實際執行情況、檔案處給予決策局或部門的指引及支援是否足夠或有效，及就存檔進行的試驗計劃及其初步研究結果。為掌握檔案實際情況，公署向行政署轄下檔案處主動調查同時，亦將抽選與市民接觸較頻繁、網站或社交媒體帳戶資訊量較大的決策局或部門查詢。

公署初步調查發現，相較傳統檔案管理，政府檔案處分別於2018年及2022年進行2次網站存檔試驗計劃，並於2021年就社交媒體存檔進行初步研究，有關工作尚在起步階段。而公署近年接獲的投訴顯示，政府在網站或社交媒體發放資訊或隨時間或特定考量而被修訂或刪除，但市民仍會關注曾在不同時段接獲的政府資訊，或表達不滿，其中如何更新網站或社交媒體資訊可能會成為回應查詢或投訴的資料及證據，因此須妥善保存檔案。同時，公署亦會研究其他地區的相關檔案管理工作以供參考。

申訴專員趙慧賢表示，檔案是政府的寶貴資源，有助累積經驗，作出有據可依的決定，滿足運作及規管需要，因此妥善保存及管理檔案是良政善治必不可少的一環。因此，政府需面對如何妥善管理大量電子檔案的問題。

「政府一站通」網站載有逾80個決策局或部門的主網站連結；約7成決策局或部門亦已開立社交媒體帳戶（包括微博、Facebook、YouTube及Instagram）。按政府現行檔案管理政策，決策局或部門在處理公事過程中所開立或接收的檔案，並被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動及業務憑證，都應收納到檔案保管系統內妥為管理。

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責任編輯：梁凱婷